الإدارة القانونية الخارجية متى تحتاجها شركتك

عندما تتكرر الاحتياجات القانونية

لا تحتاج جميع الشركات إلى إدارة قانونية داخلية متفرغة، إلا أن تكرار الأعمال القانونية قد يجعل الاعتماد على دعم قانوني خارجي خيارًا عمليًا وفعالا.

وتبرز الحاجة غالبًا عند تكرار أعمال مثل

• مراجعة العقود والاتفاقيات.
• الرد على المطالبات والإنذارات.
• تقديم الاستشارات للإدارة.
• متابعة الالتزامات النظامية.
• مراجعة السياسات والإجراءات.
• دعم القرارات التجارية والتنظيمية.

كما قد تستعين الشركة بإدارة قانونية خارجية لمساندة فريقها الداخلي في الملفات المتخصصة أو الأعمال التي تتطلب خبرة إضافية أو موارد أكبر.

ويبدأ اختيار النموذج المناسب بدراسة حجم الأعمال القانونية وتكرارها ومدى تعقيدها والمواعيد المرتبطة بها، مع مقارنة ذلك باحتياجات الشركة وإمكاناتها الإدارية والمالية.

ولا يعني وجود اتفاق دعم قانوني مستمر أن جميع الأعمال أو النزاعات أو القضايا تكون مشمولة تلقائيًا ضمن الخدمة.

اكتب نطاق خدمة واضحًا وقابلا للقياس

تنجح العلاقة المهنية عندما يكون نطاق العمل محددًا بصورة واضحة منذ البداية.

ويمكن أن يشمل الاتفاق، بحسب احتياجات الشركة:

• الاستشارات القانونية اليومية.
• مراجعة العقود والاتفاقيات.
• إعداد النماذج القانونية.
• مراجعة الإشعارات والمراسلات.
• حضور الاجتماعات القانونية.
• إعداد التقارير القانونية الدورية.
• دعم الإدارات المختلفة في المسائل النظامية.

كما ينبغي تحديد

• حجم الخدمة أو آلية احتسابها.
• الأعمال المشمولة بالخدمة.
• الأعمال الإضافية غير المشمولة.
• آلية طلب الخدمات الجديدة.
• الأولويات ومواعيد الاستجابة.

ويُفضل النص بوضوح على ما إذا كانت خدمات مثل:

• التقاضي.
• التحكيم.
• تنفيذ الأحكام.
• تأسيس الشركات الجديدة.
• إعادة الهيكلة.

تدخل ضمن نطاق الاتفاق أو تتطلب تكليفًا مستقلا.

تنظيم التواصل وإدارة الطلبات

من أفضل الممارسات تحديد شخص أو جهة اتصال معتمدة داخل الشركة تكون مسؤولة عن:

• رفع الطلبات القانونية.
• استكمال المستندات.
• متابعة الملاحظات.
• اعتماد الأولويات.

كما يُنصح بوضع آلية واضحة لتقديم الطلبات تتضمن:

• وصف الموضوع.
• درجة الأولوية.
• المستندات اللازمة.
• الأشخاص المعنيين بالموضوع.

ويجب التمييز بين

• مدة تأكيد استلام الطلب.
• المدة التقديرية لإعداد الرأي أو المستند.

إذ قد يتوقف إنجاز العمل على استكمال المعلومات أو انتظار ردود من أطراف أو جهات أخرى.

الصلاحيات والسرية وتبادل المعلومات

لا يمنح عقد الخدمات القانونية بحد ذاته صلاحية التوقيع أو التمثيل أو الصلح أو الإقرار نيابة عن الشركة.

ولذلك يجب تنظيم

• الوكالات والتفويضات.
• حدود الصلاحيات.
• الأعمال التي تتطلب موافقة الإدارة.
• إجراءات اعتماد القرارات.

كما ينبغي التحقق من عدم وجود تعارض مصالح قبل قبول الملفات أو مباشرة الأعمال القانونية.

وفي جانب المعلومات، يفضل تحديد

• قنوات تبادل المستندات.
• مستويات الوصول إلى المعلومات.
• ضوابط حفظ البيانات.
• آلية إعادة أو إتلاف المستندات عند انتهاء الحاجة إليها.
• الالتزامات المتعلقة بالسرية وحماية المعلومات.

وعند التعامل مع البيانات الشخصية، يجب تحديد أدوار ومسؤوليات كل طرف وفق طبيعة المعالجة الفعلية والأنظمة ذات الصلة، وعدم الاكتفاء بالوصف التعاقدي وحده.

التقارير ونقل المعرفة القانونية

تزداد قيمة الدعم القانوني عندما تكون الأعمال والقرارات موثقة وقابلة للمتابعة.

لذلك يُفضل أن تشمل الخدمة

• سجلا بالطلبات المفتوحة.
• متابعة المواعيد المهمة.
• تقارير دورية بالمستجدات.
• بيان المخاطر القانونية.
• التوصيات والقرارات المطلوبة من الإدارة.
• متابعة الأعمال الجارية والمغلقة.

كما يمكن إعداد

• نماذج عقود معتمدة.
• نماذج إشعارات ومراسلات متكررة.
• إجراءات موحدة للتعامل مع المسائل القانونية المعتادة.

مع توضيح الحالات التي لا يجوز فيها استخدام النماذج دون مراجعة أو تعديل.

عند انتهاء العلاقة التعاقدية

ينبغي تنظيم مرحلة إنهاء الخدمة بصورة واضحة، بما يشمل:

• تسليم الملفات والمستندات.
• نقل المعرفة القانونية المتعلقة بالأعمال الجارية.
• بيان المواعيد أو القضايا القائمة.
• توضيح الأعمال غير المكتملة.
• تسوية المقابل المالي المستحق.
• حفظ السجلات وفق المتطلبات النظامية.

ويساعد ذلك على ضمان استمرارية الأعمال وتقليل الاعتماد على المعلومات غير الموثقة أو المعرفة المحتفظ بها لدى شخص واحد.

أسئلة شائعة

المصادر

• نظام الشركات، ونظام حماية البيانات الشخصية، والأنظمة واللوائح ذات الصلة بإدارة الشركات والحوكمة وحماية
• المعلومات.

هذا المحتوى توعوي عام، وتحدد خدمات الإدارة القانونية الخارجية بموجب اتفاق مكتوب يبين نطاق الأعمال والصلاحيات والمخرجات والمسؤوليات والأتعاب بصورة واضحة.